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牛轉錢坤

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[Microsoft Office軟體使用討論專區] 簡報設計訣竅 | 9個實用技巧教您製作專業又精美的簡報 [複製連結]

發表於 2021-2-23  

樓主

你不需要成為專業設計師也可以製作美麗的PowerPoint簡報。這九個技巧能夠協助製作高效率、引人注目的投影片。
你曾經看過幾個無趣、混亂、讓人分心的不良設計PowerPoint簡報呢?可能太多了。雖然我們都討厭無趣的簡報,但是輪到自己製作的時候,我們真的能做得更好嗎?好消息是,你不必成為專業設計師才能知道該如何製作優秀又有吸引力的簡報。

以下是幾個你可以參考的簡單規則與技巧,以便製作專業、設計精美的投影片。由於PowerPoint依舊是現存最受歡迎的簡報設計軟體之一,我們將分享一些設計技巧與訣竅,最大化增強你的PowerPoint技能,讓你下次站在人群之前能夠真正表現得很好。




1. 善加利用版面

大部分西方語言的讀寫方向都是由左至右、由上到下。知道了這個閱讀順序,你就可以有意地引導觀眾的目光注意投影片上你想要強調的重要部分。使用版面是個簡單卻有效的方式,能夠控制訊息的方向與視覺階層

你可以簡單調整版面以領導觀眾。運用文字大小並且轉換字型或顏色以便區分標題和內文。放置位置也很重要。非正統的建構投影片方式有很多,但是大部分的觀眾將需要花些時間在腦海中整理資訊──這些時間很寶貴,將它花在聆聽解說並獲取訊息會更好。

試著像這樣組織投影片:

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/img353.jpg?w=760

而不是像這樣:

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/img352.jpg?w=760




2. 不使用句子

投影片是簡化的視覺紀錄卡,用來捕捉與獲取主要概念,而非完整思想。身為演講者,你應該傳達大部分的內容和訊息,而不是將一切放進投影片供所有人閱讀(或可能是忽略)。如果觀眾在閱讀簡報而不是聆聽說明,那麼你的訊息就失去了效用。

整理核心訊息,然後削減成關鍵字傳達──除非要引用其他人說法或名言,否則你應該避免完整的句子。

堅持:

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避免:

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/img350.jpg?w=760




3. 遵循6×6規則

不良PowerPoints的其中一個主要錯誤就是在一張投影片裡塞滿太多細節和想法,這會讓人們難以獲取資訊。在投影片中保留大量「空白空間」能夠促使觀眾專注在重點上。

試著使用6×6規則,保持內容簡潔清淨。6×6規則指的是在每張投影片裡最多傳達六個要點,每個要點最多六個字。事實上,有些人甚至表示每張投影片不應該超過六個字!只是要注意「單字不成行」(句子/片語的最後一個字被排到下一行)。這樣看起來會很雜亂,所以請把它擠進同一行,或是在第二行中再加上幾個字。

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投影片永遠不該有這麼多資訊:

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/img348.jpg?w=760




4. 保持色彩簡單

選用簡單的深淺色。過亮的文字會導致眼睛疲勞,因此請謹慎使用那些顏色。深色文字搭配淺色背景,或是淺色文字配合深色背景是最棒的。另外也要避免使用強烈的漸層,以免讓文字難以閱讀。

如果你要代表品牌做簡報,請查看公司的品牌規範。公司企業通常都有主要和次要的品牌顏色,在簡報裡使用他們並統合品牌識別和風格是個好主意。

如果想尋找用於下個簡報的配色靈感,你可能會想要查看我們的101個配色,這篇文章裡涵蓋由專家精選的眾多吸睛配色。找到喜愛的配色後,你只需要在簡報的格式工具裡輸入相應的色碼就可以了。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/img347.jpg?w=760

避免使用這樣的配色:

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5. 使用無襯線字型

傳統而言,襯線字型(Times New Roman、Garamond、Bookman)最適合用於印刷,而無襯線字型(Helvetica、Tahoma、Verdana)更容易在螢幕上閱讀。他們一向是比較安全的選擇,但是如果想要添加更多字型特色,你可以探索我們的網路最佳免費字型集。你可以在文章中找到經典的襯線與無襯線字型、精緻的現代字型以及飛濺的展示字型等等。只要記得在選擇時把閱讀性放在首位就可以了。

試著從頭到尾都使用一種字型,或是最多選用兩種。字型擁有非常不同的特性和情感影響,所以請確認字型符合簡報調性、目的與內容。

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6. 堅用30點或更大的字型

許多專家都同意字型大小至少應該設為30點。這不僅能夠確保文字的可讀性,也可以迫使自己只納入最重要的訊息並且有效率地解釋,因為空間是有限的。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/img344.jpg?w=760




7. 文字避免套用過多樣式

讓文字吸引注意力最簡單而有效的三大方式:


  • ·粗體

  • 斜體

  • 改變顏色


我們的目光會自然而然地被凸顯的東西吸引,但請謹慎使用這些變化。過多樣式可能會讓投影片看起來雜亂而令人分心。

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8. 選擇合適的圖像

為簡報選擇的圖像可能和訊息一樣重要。你會希望圖像不只能夠支持訊息,甚至還可以提升層次──在通常是枯燥乏味的PowerPoint世界裡,這實在是個罕見成就。不過,哪些是合適的圖像呢?我們老實說。對於這個概念性而且幾乎是神祕的主題,它並沒有直接的答案,但是我們可以分析一些選取圖片的策略,以便協助你製作下份簡報。

理想的簡報圖像特性:


  • 相關

  • 真實

  • 啟發靈感


https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/plane-flying-palm-trees.png?w=750陽光、棕櫚樹、旅遊──這張照片符合所有啟發靈感的規則。 作者 oneinchpunch

這些特質看起來有些模擬兩可,不過大致的概念就是超越字面意義。思考圖片中的符號和他們訴說的故事。想想圖像裡的顏色和構圖,以及簡報設定的獨特氛圍。透過這個方式,你就可以找到相關、真實而啟發靈感的創意圖片了。

以下提供更多選擇好照片的準則。

具有說明性,而非通用

那麼,正要討論的投影片關乎團體合作。自然地,你會想找在會議室內開會的照片,對吧?雖然按照字面上的作法完全沒問題,但是有時候這些圖像會很貧乏;字面意義並不一定可以在情感上與受眾建立連結。他們真的可以對不是自己開會的通用性圖片產生回應嗎?

若是手邊沒有實際團隊的照片,或是任何其他直接描繪主題的圖片,那麼請尋找能夠捕捉訊息概念,並令人信服的真實、人性化圖像。這麼做可以與觀眾建立連結,讓他們得以連結訊息。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/shutterstock-powerpoint-image-tips-people-team.png?w=750不要害怕鼓舞人心──只要避免「掛在那裡」的勵志性海報外觀,你就可以精明地傳達訊息。作者 Erdem Saritas

上方的圖像有許多詮釋方式。不過,當我們將它應用在有關合作的投影片時,意義就非常清楚了。良好設定和優秀攝影對提高層次也沒什麼壞處。

具有支持性,而非令人分心

現在我們已經告訴你該如何在圖像選擇上發揮創意,接下來就是將它控制好。雖然圖片的選擇無限多,但是對簡報有意義的照片數量是有限的。假設你需要對新進員工提供IT簡報。你可能會覺得兩隻狗互相依偎的圖像是相關、真實而能啟發靈感的,但是那真的能對觀眾表達「數據管理」概念嗎?

想要尋找最佳的支持圖像,請嘗試搜尋實際訊息的周圍字詞。你可以找到能夠補充訊息,而不是分散注意力的圖片。在IT簡報的範例裡,與其使用「數據連接」或其他字面上的關鍵字,請嘗試有密切關聯的「流量」或「連接性」。這會帶來科技以外,但是與事物移動有關的照片。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/shutterstock-powerpoint-image-tips-data-traffic.png?w=750這可以用於包含數據的簡報──幾乎是字面上的,但是不像圖表或圖形,它也是暗示移動的好照片。作者 KitiphongPho30

具有啟發性與參與度

人們普遍誤以為簡報只用來傳遞訊息。這在一定程度上加劇了我們看過的乏味PowerPoint簡報。事實上,一份優秀的簡報是具有啟發性的。我們並不是說你的觀眾在聽完簡報後就會渴望畫出傑作。在這裡,啟發性代表著參與度──你的觀眾是否自問問題呢?他們有新想法嗎?他們還記得之後要使用的關鍵資訊嗎?你會在實際口語表達時帶動許多參與話題,但是不在預期之內的圖像也能有所作用。

如果你使用更多抽象或理想性的圖片,那麼你的觀眾將擁有自行建立連結的空間。這不只表示他們會專注,同時他們還會參與並保留你的訊息。想要尋找合適的抽象或非正統的圖像,請搜尋有關簡報氛圍的字詞。這可能包括不同視角的圖片,例如高架拍攝與空拍、長曝光拍攝、自然照片、繽紛市集等等。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/shutterstock-powerpoint-image-tips-abstract-container-above.png?w=750當觀眾花時間思考你的圖片,他們也正在思索你的訊息。作者 Avigator Fortuner

這裡的大方向類似於在一場收益會議的結尾附上一張可愛表情的狗照片。在你用數據塞滿觀眾腦海後,它能夠營造良好、人性化的感受。為簡報選取圖像時,請使用這種令人愉悅的驚喜概念。




9. 編輯PowerPoint圖像

在PowerPoint中設定恰當的圖片解析度

儘管你可以直接將圖片拖放到PowerPoint裡,但是你也可以控制他們在文件中顯示的解析度。為了控制檔案大小並微調簡報,你可能會想要減少或增加解析度。只需要在主選單中點擊檔案 > 壓縮圖片就可以了。


如果簡報檔案很大,而且只能線上瀏覽,那麼你可以將它開啟至螢幕上,接著勾選套用至:檔案內所有圖片選項,就能確保其餘圖像品質統一。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/shutterstock-powerpoint-image-tips-email-resolution-2.png?w=750此解析度對電子郵件校對來說可能沒問題,但是對簡報而言太低了。

需要印刷用的更高解析度,請選擇列印設定,這裡的220 PPI是非常好的品質。

對投影機等大螢幕來說,請使用HD設定,因為放大成那樣的比例將會顯現所有解析度的不足之處。低解析度不只會分散對訊息的注意力,而且會讓品質看起來很差,進而反映到簡報者身上。如果大小不成問題,請選擇高擬真(最高PPI),並且只在檔案大小造成電腦問題時降低數值。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/shutterstock-powerpoint-image-tips-hd-resolution-2.png?w=750HD品質明顯更加清晰。

圖片品質從將其新增至簡報檔案就開始了。盡可能使用最高品質的圖像,然後讓PowerPoint為你降低解析度,在設定為HD或更低時減去多餘部分。

在PowerPoint中調整圖片大小、編輯並新增特效

Powerpoint內建大量處理圖片的工具。當圖片被選取後,頂端工具列會開啟格式選單,而程式右方也會出現名稱容易混淆的圖片格式視窗。


右邊的圖片格式選單中有四個區塊,每個區塊都能藉著點選名稱旁的箭號展開顯示其選項:


  • 填色與線條(油漆桶圖示):包含圖框顏色、圖樣、漸層和背景填色,以及框線選項。

  • 效果(五角形圖示):包含陰影、反射、光暈、柔邊、立體格式與旋轉,以及美術效果。

  • 大小與屬性(尺寸圖示):大小、位置和文字方塊能夠讓你控制圖片或文字方塊的實際尺寸和位置。

  • 圖片(山脈圖示):圖片校正、色彩與透明度可以讓你控制圖像外觀。在裁剪之下,你可以改變包含圖片的外框大小,而不是像上述大小與屬性裡更改整體圖片。


頂端選單更加懬泛,包括校正色彩效果動畫等預設選單。在此區塊中,你可以更精細地裁剪,而不只是從右方圖片選單中選取大小。

在PowerPoint裁剪圖片

一個裁剪圖片的簡單方式就是使用右方圖片格式視窗下的圖片選項。利用圖片位置控制項目在其圖框內移動,或是使用裁剪的位置控制來操縱圖框尺寸。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/shutterstock-powerpoint-image-tips-format-picture-crop.png?w=750

想要配合更加進階的控制選項或使用特殊形狀的話,請先選取想要裁剪的圖片,接著點擊頂端列的格式選單。

https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/wp-content/uploads/sites/11/2020/03/shutterstock-powerpoint-image-tips-picture-format-crop.png?w=750

按下裁剪按鈕,然後使用圖框的控制元件,以目測的方式調整。或者,點擊箭號以顯示更多選項,包括改變裁剪形狀(以達成創意外觀),以及使用預設長寬比以便統一簡報圖像。


下一次設計PowerPoint簡報時,請記得簡單就是關鍵,少即是多。透過這些簡單的設計技巧,你將能夠傳遞清晰、強大的視覺訊息給觀眾。
出自:https://www.shutterstock.com/zh-Hant/blog/tips-on-how-to-make-effective-beautiful-powerpoint-presentations