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董兆龍

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[Microsoft Office軟體使用討論專區] 【Excel辦公技能】6招超有用的excel使用技巧教學 [複製連結]

發表於 2021-2-23  

樓主

Excel可以說是MS Office系列中最神奇也最重要的軟體。
對專業職場人士,特別是金融從業者而言,Excel技巧不可或缺,是分析數據快准狠的不二選擇。
別再傻傻地用滑鼠點來點去啦,用這6招辦公技巧來提高工作效率,讓你做Excel事半功倍。
 

六招Excel使用技巧

1. 跨欄置中:幫表格內容群組化,橫跨儲存格設定分類

https://i.imgur.com/0FPWoBf.png
跨欄置中能讓你跳出儲存格的限制來整理資料內容。像是這張今日的文章分類表,就可以選擇A2到A6的儲存格,
再點選「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「跨欄置中」,讓「今日訊息」的分類置於第2列到第6列中間,
讓人一眼看清楚這些內容是同一個群組。
 

2. 自動換列:文字資料太長,就讓它折行才看得見

https://i.imgur.com/imydUor.png
 
Excel預設所有內容都以一列的方式呈現,當某一儲存格裡的內容超出視窗大小,就必須調動捲軸才能看見所有的內容,
不如派出「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「自動換列」讓資料可以「折行」,在一個畫面裡完整呈現。
 

3. 統一欄寬、列高:讓儲存格大小一致,看起來更順眼

https://i.imgur.com/NSdFqs5.png
 
要讓表格看起來更整齊,就把欄寬和列高調成一致大小。範例中「推薦分數」的欄位字數較多,Excel會以較大的欄寬呈現,
只要全選所有想調整欄寬的欄位,並將滑鼠移到B欄與C欄分隔處,等出現欄位調整的符號後按下滑鼠往右輕拉,
欄寬就統一了!
 

4. 欄列互換:想調整欄列不用重新輸入,只要複製後轉置貼上

https://i.imgur.com/6JEUmGq.png
 
輸入資料後,卻發現應該將欄位和列位的內容對調才好閱讀,只能摸摸鼻子重新輸入。Excel有內建欄列互換的功能,
像範例表中的推薦分數,如果要把電影為欄、推薦分數為列,只要先以Ctrl+C複製整個表格,
選擇「常用」索引標籤裡、「貼上」中的「轉置」即可。
 

5. 儲存格視覺化:增加顏色和圖示,更快掌握資料重點

https://i.imgur.com/Mzgc9FE.png
 
你預先知道要訂飯店的預算只有一萬,那就請Excel把在預算內的儲存格標上顏色。全選價格
再選「常用」索引標籤的「樣式→設定格式化的條件→醒目提醒儲存格規則→小於…」,
設定小於10000元的儲存格標為紅色,馬上看出符合預算的訂房。
 

6. 一秒把表格變圖表:按下F11,數字轉化成資訊圖表

https://i.imgur.com/Sc1hZkz.png
 
只放一堆數字的表格,看起來就很普通,如果製作成資訊圖表感覺更專業。要把表格圖表化,最快的方法是全選資料、
按下「F11」,Excel就會變出一張對應的圖表給你囉。不過目前快速鍵預設的是建立直條圖,
假如需要其他的圖表,就要再自己修改圖表類型。